PROSES KE ARAH PERBAIKAN DIRI DAN ORGANISASI

Sumber gambar: kepner-tregoe.com

Sebagai seorang insan atau sebuah organisasi, kita selalu menginginkan peningkatan dan pembaikan dari masa ke semasa mengikut peredaran masa. Perubahan ke arah peningkatan kebaikan ini tidak akan dapat kita perolehi hanya dengan bertawakal semata-mata tanpa adanya usaha. Malah peningkatan ini tidak juga boleh kita perolehi dengan melakukan perkara dan cara yang sama tanpa ada pertambahan atau perubahan mengikut keperluan. Kita dituntut untuk terus berusaha dan seterusnya bertawakal untuk mencapai dan mengekalkan peningkatan kebaikan terhadap diri kita sendiri dan juga sebuah organisasi.

IKRAM sebagai satu organisasi, di dalam perancangan strategi RI2023 telah menetapkan “Memacu Pembinaan Negara Rahmah” sebagai matlamatnya dan “Mengukuhkan Kapasiti dan Prestasi Organisasi” sebagai salah satu Teras Strateginya. Matlamat dan Teras Strategi ini tidak mungkin dapat dicapai pada 2023 sekiranya keadaan yang ada sekarang tidak dipertingkatkan.

Kita sudah biasa mendengar peringatan dari Allah melalui kiat di dalam Al Qur’an, Surah Ar-Rad (Surah ke 13) ayat 11 “……Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah keadaan sesuatu kaum sehingga mereka mengubah keadaan diri mereka sendiri.”

Untuk memastikan proses perubahan dan peningkatan ke arah kebaikan ini dapat dicapai dan dikekalkan, kita perlu memastikan cara atau model yang kita gunakan untuk kita melaksanakannya serta memantaunya adalah dengan menggunakan model yang sistematik dan terbukti. Terdapat banyak cara atau model yang boleh kita guna untuk memastikan perkara ini. Salah satu model yang biasa digunapakai di dalam organisasi-organisasi adalah model “PDCA Cycle”^[1] (Plan –> Do –> Check –> Act) (Rancang -> Buat -> Semak -> Tindak). Di dalam model ini, terdapat 4 tahap yang berturutan dan berulang-ulang untuk kita lakukan. Empat Tahap ini boleh dihuraikan seperti berikut:

1.   Rancang (Plan)

Tahap yang pertama ini iaitu Rancang (Plan) adalah tahap yang utama dalam proses PDCA ini. Kita perlu tentukan matlamat, tujuan dan objektif apa yang ingin kita capai dan tetapkan perancangan untuk mencapainya. Kita perlu pastikan apakah permasalah atau perkara yang ada yang perlu dan ingin kita perbaiki. Kita perlu sediakan keperluan-keperluan untuk kita teruskan dengan tahap seterusnya iaitu Buat. Kita perlu sediakan diri kita dengan ilmu, kefahaman, kesanggupan dan sumber tenaga sebagai perkara-perkara penting Ketika kita menbuat perancangan ini. Memang tepat apa yang Al Imam As Syahid Hassan Al Banna telah tetapkan iaitu Kefahaman sebagai Rukun Baiah yang pertama. Tanpa adanya kefahaman yang jelas ini, adalah sukar bagi kita untuk membuat perancangan yang sesuai untuk kita lakukan.     

2.   Buat (Do) @ Amal

Setelah kita menetapkan dan sediakan pancangan kita itu, maka kita teruskan dengan melaksanakannya dengan keikhlasan dan ketekunan. Kita kena laksanakan seboleh mungkin apa yang telah kita rancang. Dengan ini kita boleh memastikan dalam tahap seterusnya iaitu Semak dapat kita lakukan dengan sebaik mungkin. Peringkat inilah yang penting kerana dengan amal yang telah lakukan berdasarkan perancangan yang telah kita buat, adakah hasil yang kita dapat seperti apa yang kita inginkan? Kita mengharapkan ganjaran dari amal @ buat yang kita lakukan ini bukan sahaja kita mendapat hasilnya di dunia, malah ganjaran di akhirat kelak.   

3.   Semak (Check) @ Muhasabah

Setelah kita melaksanakan perancangan yang telah kita tetapkan, perlu untuk kita membuat semakan @ muhasabah tentang perlaksanaan dan hasil yang telah diperolehi. Maklumat-maklumat yang telah kita perolehi dan kumpul semasa tahap “Buat” perlu untuk kita membuat analisa. Daripada Analisa ini, apakah perkara-perkara yang baik yang boleh kita kekalkan, apakah kelemahan dan kekurangan yang perlu kita perbaiki dan seterusnya apakah kesalahan dan kesilapan yang perlu kita tinggalkan atau elakkan untuk kitaran proses PDCA seterusnya. Dengan adanya analisa ini maka mudahlah untuk kita ketahui akan tindakan-tindakan yang perlu kita lakukan. Di peringkat ini kita juga dapat mengetahui sejauh mana peracangan yang telah kita buat itu bersesuaian dan boleh diteruskan, atau dibaikpulih, atau dihentikan.

4.       Tindak (Act)

Berdasarkan analisa yang telah kita buat dan ketahui di mana kedudukan kita dengan perancangan asal yang telah kita tetapkan, maka perlu untuk kita membuat tindakan-tindakan yang sewajarnya agar perancangan kita yang seterusnya boleh kita buat. Sekiranya ada kelemahan atau kekurangan yang perlu kita perbiaki, maka kita perbaikilah. Sekiranya ada perkara baru yang kita perlu sediakan, maka kita kenalah cari untuk mendapatkannya. Sekiranya perlu untuk kita rombak semula perancangan asal kita, maka lakukannya.    

Secara ringkas, 4 Tahap ini boleh dilihat seperti rajah berikut:

Dengan perincian ringkas seperti yang telah diterangkan di atas, diharapkan kita boleh cuba mengunakan model ini dalam usaha kita untuk melahirkan pembaikan bukan sahaja untuk diri kita sendiri, malah ianya juga boleh dipraktikkan untuk kerja-kerja berjemaah seperti di dalam organisasi IKRAM dan sebagainya. Diharapkan saranan ini akan dapat memberikan sedikit pedoman kepada kita dalam usaha untuk memastikan kerja-kerja yang kita lakukan boleh membuahkan hasil atau natijah yang kita ingin capai samada untuk peribadi mahu pun organisasi.

Selamat mencuba.

Disediakan oleh:

Mohamad Shirajuddin b Mohammed Asari

Penolong Setiausaha IKRAM Kawasan Ampang Jaya (Sesi 2020~22)

*********************************************************************************

Nota kaki:

[1] Model ini juga dinamakan  Deming circle/cycle/wheel atau Shewhart cycle kerana kaedah ini telah dipopularkan oleh  W. Edwards Deming, seorang yang dianggap sebagai Bapa Kemodenan dalam bidang pengawalan kualiti (quality control).