Sumber gambar: kepner-tregoe.com
Sebagai seorang
insan atau sebuah organisasi, kita selalu menginginkan peningkatan dan
pembaikan dari masa ke semasa mengikut peredaran masa. Perubahan ke arah
peningkatan kebaikan ini tidak akan dapat kita perolehi hanya dengan bertawakal
semata-mata tanpa adanya usaha. Malah peningkatan ini tidak juga boleh kita perolehi
dengan melakukan perkara dan cara yang sama tanpa ada pertambahan atau
perubahan mengikut keperluan. Kita dituntut untuk terus berusaha dan seterusnya
bertawakal untuk mencapai dan mengekalkan peningkatan kebaikan terhadap diri
kita sendiri dan juga sebuah organisasi.
IKRAM sebagai
satu organisasi, di dalam perancangan strategi RI2023 telah menetapkan “Memacu
Pembinaan Negara Rahmah” sebagai matlamatnya dan “Mengukuhkan Kapasiti
dan Prestasi Organisasi” sebagai salah satu Teras Strateginya. Matlamat dan
Teras Strategi ini tidak mungkin dapat dicapai pada 2023 sekiranya keadaan yang
ada sekarang tidak dipertingkatkan.
Kita sudah biasa
mendengar peringatan dari Allah melalui kiat di dalam Al Qur’an, Surah Ar-Rad (Surah
ke 13) ayat 11 “……Sesungguhnya Allah tidak akan mengubah keadaan sesuatu
kaum sehingga mereka mengubah keadaan diri mereka sendiri.”
Untuk memastikan
proses perubahan dan peningkatan ke arah kebaikan ini dapat dicapai dan dikekalkan,
kita perlu memastikan cara atau model yang kita gunakan untuk kita melaksanakannya
serta memantaunya adalah dengan menggunakan model yang sistematik dan terbukti.
Terdapat banyak cara atau model yang boleh kita guna untuk memastikan perkara
ini. Salah satu model yang biasa digunapakai di dalam organisasi-organisasi
adalah model “PDCA Cycle”[1] (Plan –> Do –>
Check –> Act) (Rancang -> Buat -> Semak -> Tindak). Di dalam
model ini, terdapat 4 tahap yang berturutan dan berulang-ulang untuk kita
lakukan. Empat Tahap ini boleh dihuraikan seperti berikut:
1. Rancang
(Plan)
Tahap yang pertama ini iaitu Rancang (Plan) adalah tahap yang
utama dalam proses PDCA ini. Kita perlu tentukan matlamat, tujuan dan objektif apa
yang ingin kita capai dan tetapkan perancangan untuk mencapainya. Kita perlu
pastikan apakah permasalah atau perkara yang ada yang perlu dan ingin kita perbaiki.
Kita perlu sediakan keperluan-keperluan untuk kita teruskan dengan tahap seterusnya
iaitu Buat. Kita perlu sediakan diri kita dengan ilmu, kefahaman, kesanggupan
dan sumber tenaga sebagai perkara-perkara penting Ketika kita menbuat
perancangan ini. Memang tepat apa yang Al Imam As Syahid Hassan Al Banna telah tetapkan
iaitu Kefahaman sebagai Rukun Baiah yang pertama. Tanpa adanya kefahaman yang
jelas ini, adalah sukar bagi kita untuk membuat perancangan yang sesuai untuk
kita lakukan.
2. Buat
(Do) @ Amal
Setelah kita menetapkan dan sediakan pancangan kita itu, maka kita
teruskan dengan melaksanakannya dengan keikhlasan dan ketekunan. Kita kena
laksanakan seboleh mungkin apa yang telah kita rancang. Dengan ini kita boleh
memastikan dalam tahap seterusnya iaitu Semak dapat kita lakukan dengan sebaik
mungkin. Peringkat inilah yang penting kerana dengan amal yang telah lakukan
berdasarkan perancangan yang telah kita buat, adakah hasil yang kita dapat
seperti apa yang kita inginkan? Kita mengharapkan ganjaran dari amal @ buat
yang kita lakukan ini bukan sahaja kita mendapat hasilnya di dunia, malah
ganjaran di akhirat kelak.
3. Semak
(Check) @ Muhasabah
Setelah kita melaksanakan perancangan yang telah kita tetapkan,
perlu untuk kita membuat semakan @ muhasabah tentang perlaksanaan dan hasil
yang telah diperolehi. Maklumat-maklumat yang telah kita perolehi dan kumpul
semasa tahap “Buat” perlu untuk kita membuat analisa. Daripada Analisa ini,
apakah perkara-perkara yang baik yang boleh kita kekalkan, apakah kelemahan dan
kekurangan yang perlu kita perbaiki dan seterusnya apakah kesalahan dan
kesilapan yang perlu kita tinggalkan atau elakkan untuk kitaran proses PDCA
seterusnya. Dengan adanya analisa ini maka mudahlah untuk kita ketahui akan tindakan-tindakan
yang perlu kita lakukan. Di peringkat ini kita juga dapat mengetahui sejauh
mana peracangan yang telah kita buat itu bersesuaian dan boleh diteruskan, atau
dibaikpulih, atau dihentikan.
4.
Tindak
(Act)
Berdasarkan analisa yang telah kita buat dan ketahui di mana
kedudukan kita dengan perancangan asal yang telah kita tetapkan, maka perlu untuk
kita membuat tindakan-tindakan yang sewajarnya agar perancangan kita yang
seterusnya boleh kita buat. Sekiranya ada kelemahan atau kekurangan yang perlu
kita perbiaki, maka kita perbaikilah. Sekiranya ada perkara baru yang kita
perlu sediakan, maka kita kenalah cari untuk mendapatkannya. Sekiranya perlu
untuk kita rombak semula perancangan asal kita, maka lakukannya.
Secara ringkas,
4 Tahap ini boleh dilihat seperti rajah berikut:
Dengan perincian
ringkas seperti yang telah diterangkan di atas, diharapkan kita boleh cuba
mengunakan model ini dalam usaha kita untuk melahirkan pembaikan bukan sahaja
untuk diri kita sendiri, malah ianya juga boleh dipraktikkan untuk kerja-kerja
berjemaah seperti di dalam organisasi IKRAM dan sebagainya. Diharapkan saranan
ini akan dapat memberikan sedikit pedoman kepada kita dalam usaha untuk
memastikan kerja-kerja yang kita lakukan boleh membuahkan hasil atau natijah
yang kita ingin capai samada untuk peribadi mahu pun organisasi.
Selamat mencuba.
Disediakan oleh:
Mohamad Shirajuddin
b Mohammed Asari
Penolong Setiausaha IKRAM Kawasan Ampang
Jaya (Sesi 2020~22)
*********************************************************************************
Nota kaki:
[1] Model
ini juga dinamakan Deming circle/cycle/wheel
atau Shewhart cycle kerana kaedah
ini telah dipopularkan oleh W. Edwards
Deming, seorang yang dianggap sebagai Bapa Kemodenan
dalam bidang pengawalan kualiti (quality control).
